В эпоху технологических изменений, организации сталкиваются с необходимостью адаптации к новым условиям для поддержания своей конкурентоспособности. Основными направлениями в деятельности компаний становятся внедрение нововведений, клиентоориентированность, адаптация организационной структуры и расширение корпоративных знаний. Цифровая трансформация происходит на разных уровнях организации, влияя на технологии, бизнес-процессы, структуру управления и корпоративную культуру. Во время пандемии коронавируса, использование информационных технологий для организации дистанционной работы и виртуального взаимодействия играет ключевую роль в снижении ущерба для бизнеса. Сервисы, такие как виртуальные офисы, становятся всё более популярными.
Современный виртуальный офис включает в себя комплекс технических и организационных решений, которые позволяют сотрудникам работать удалённо через Интернет. Этот термин существует с конца 1970-х годов и первоначально означал просто каналы для обмена информацией. Теперь же он расширился и включает в себя такие услуги, как веб-хостинг, облачные сервера, роботизированные секретарские услуги, интернет-конференции, корпоративные социальные сети, электронное документооборот и защищённые каналы связи. Развитие информационных технологий и пандемия COVID-19 значительно ускорили переход к использованию виртуальных офисов, что позволило многим компаниям перейти на удалённый режим работы, изменив тем самым их функционирование и став перед новыми вызовами в управлении.
Организационно-коммуникационный аспект подразумевает, что коммуникация сотрудников происходит не непосредственно, а через информационные технологии, чтобы достигать корпоративных целей. Технический компонент касается выбора оборудования, которое позволяет реализовать конечные решения. В этом контексте значительное влияние оказывают такие технологии как 4G и 5G связь, Интернет вещей и искусственный интеллект, которые обеспечивают эффективную организацию удаленной работы. Программный компонент включает использование популярных коммуникационных платформ, таких как Skype, MS Teams, Zoom, Facebook, Google Meet, WhatsApp, а также разработку специализированного ПО для конкретных нужд организации. Кроме того, в виртуальном офисе активно используются автоматизированные бизнес-системы, такие как ERP (планирование ресурсов предприятия), SFA (автоматизация продаж), CRM (управление взаимоотношениями с клиентами), SCM (управление цепочками поставок), BPM (управление бизнес-процессами) и BI (бизнес-аналитика), которые ранее применялись в традиционных офисах.
Переход к виртуальным офисам предоставляет ряд важных преимуществ:
- Функционирование в период карантина. Виртуальные офисы позволяют компаниям продолжать работу даже во время ограничительных мероприятий.
- Глобальное развитие бизнеса. Компании могут управлять своим бизнесом удалённо, из любой точки мира, что расширяет географические возможности.
- Экономия на офисных пространствах. Использование виртуальных офисов позволяет снизить расходы на аренду и содержание физических офисов, а также дополнительно зарабатывать, сдавая освободившиеся площади.
- Международный наймю Дистанционная работа открывает доступ к талантам со всего мира, значительно увеличивая выбор квалифицированных специалистов.
- Сокращение операционных расходов. В условиях экономического кризиса переход на виртуальные офисы помогает снизить затраты, особенно на содержание физических офисов.
- Снижение затрат на рабочие места. Удалённая работа уменьшает необходимость в оборудовании офисных мест, что сокращает издержки на инфраструктуру.
- Экономия на транспортных расходах. Виртуальные встречи устраняют необходимость в командировках и путешествиях, что экономит время и деньги.
- Высокий профессионализм. Гибкий график требует от сотрудников высокой степени самоорганизации и ответственности, что способствует повышению общей профессиональности.
Эффективность виртуального офиса также зависит от внедрения систем контроля, например, через интеграцию системы Dashboard, которая позволяет сотрудникам видеть прогресс по задачам, а руководству — чётко контролировать деятельность.
Виртуальные офисы обеспечивают динамичную организационную систему, адаптированную к современным условиям, что поддерживается гибкостью, внутренней координацией и параллельным управлением различными бизнес-процессами на основе информационных технологий.
